В ходе работы любой компании рано или поздно возникает достаточно большой объем бумаг, который уже не нужен для практической работы и который не требуется хранить по закону (например, срок хранения документов уже вышел). Появляется логичный вопрос — что же с ними делать?
Скажем сразу, просто выбросить их на помойку нельзя. Потому что бумаги могут содержать персональные данные, сведения, которые можно отнести к коммерческой тайне и т.д. Нужно запомнить, что устранение важных документов должно проводиться грамотно. И в этой статье мы расскажем вам, как именно.
Правила уничтожения конфиденциальных документов
При решении вопроса с бумагами, утратившими актуальность, важно помнить, что:
- ни в коем случае нельзя утилизировать листы таким образом, чтобы кто-то мог получить доступ к сведениям, содержащимся в них, то есть выбрасывать в мусор или передавать в макулатуру целые и просто порванные листы запрещено;
- правильный путь — тщательное измельчение, настолько тщательное, чтобы восстановить целостность листа было невозможно, это можно сделать, например, при помощи офисного шредера, но, конечно, если речь не идет о слишком больших объемах документов;
- следующий шаг — переплавка сырья на целлюлозно-бумажных комбинатах, но тут возникает сложность: компании не должны пользоваться бытовыми контейнерами для макулатуры, поэтому приходится вызывать для этого специальные службы.
Простой путь — обратиться к профессионалам
Если все перечисленное выше кажется вам слишком сложной задачей (или если у вас на уничтожение подготовлено слишком много документов), проще, удобнее и логичнее обратиться за помощью к профессионалам.
Данная услуга называется конфиденциальным уничтожением документов. Как правило, она представляет собой следующий перечень работ:
- все бумаги забирают у вас из офиса, вам не нужно никак предварительно готовить их;
- затем их привозят к месту уничтожения;
- обрабатывают, то есть удаляют из них все небумажные элементы (например, металл — скрепки, скобки и т.д., ткань — завязки, пластик — файлы, папки и прочее);
- сырье взвешивают;
- направляют на измельчение — путем шредирования, кипования и прессования до фракции 0;
- полученное измельченное сырье перевозят на целлюлозно-бумажный комбинат для переработки в новые бумажные изделия;
- подготовка документов — Акта о конфиденциальном уничтожении или отметки на Акте о выделении дел к уничтожению.
Важное преимущество — конфиденциальное уничтожение проводится на закрытой территории, без доступа посторонних. При этом по вашему желанию на процедуре может присутствовать сотрудник вашей компании, который лично убедится, что все проведено так, как нужно.
